Kennen Sie das Gefühl? Da kümmert man sich um ein Projekt zwei Jahre lang, von der groben Planung bis zur erfolgreichen Abnahme, und dann heißt es endgültig Abschied nehmen? In dieser Zeit intensiver Arbeit waren persönliche Kundenbeziehungen aufgebaut worden, ein Projektteam wurde gebildet, viele Dokumente wurden erstellt und (last but not least) eine komplexe Anlage wurde errichtet.
Dann kommt aber der Tag, an dem das Ergebnis der Aufbauarbeit in die Verantwortung eines anderen Teams für den Betrieb bzw die Wartung übergeben wird. Wie alles im Projektlebenszyklus soll auch dieser Schritt vorbereitet und geplant über die Bühne gehen. Im Rahmen eines Due Diligence Prozesses zwischen bisherigem und neuem Project Manager werden folgende Punkte geregelt:

• Stakeholder (Kunden-Organisation, Generalunternehmer, Partner,     interner Auftraggeber, eigenes Schlüsselpersonal aus der Aufbauphase)

• Verträge und Anhänge, weiterlaufende Verpflichtungen, Service Level Agreements (SLA), Garantien, Termine

• Finanzplan: (offene) Rechnungen, Zahlungsmeilensteine, Provisionen, Lizenzen

• Budgetzusage und Personalplanung für zukünftige Leistungen

• Projektablage bzgl. Korrespondenz, freigegebenen Dokumenten und Software Sources, Zugriffsrechte

• Detaillierte Systembeschreibung, Konfigurationsdaten, räumliche Details bei Großanlagen, bekannte offene Probleme, auch für Komponenten von Drittanbietern

• Spezielle Zutrittsberechtigungen zur Anlage (Security Clearance) falls erforderlich

• Geeignetes Testsystem vorhanden?

• Ersatzteilversorgung

 Erst wenn alle diese Punkte behandelt wurden, endet der Job des übergebenden PMs. Und wie professionell die Übergabe war merkt man am besten daran, wie oft nachher noch das Telefon läutet ...